Antes, uma fatura recebida por e-mail significava descarregar o PDF, abrir o software de gestão e copiar campos à mão. Hoje, a automação de faturas com n8n permite encaminhar esse trabalho para um fluxo controlado entre a caixa de correio, OCR e Moloni.
Não se trata de “usar IA nas finanças”. Trata-se de retirar da equipa uma sequência repetitiva e deixar a validação humana apenas para documentos com falhas ou valores fora do esperado.
Automação de faturas com n8n, Mistral OCR e Moloni
Esta arquitetura junta quatro componentes: n8n como orquestrador, Microsoft 365 Outlook para receber anexos, Mistral OCR para ler o PDF e a API do Moloni para criar um registo pendente de revisão.
É um caso particularmente relevante em Portugal. Dados divulgados pelo Eurostat para 2025 indicam que 11,54% das empresas portuguesas com mais de dez trabalhadores usam tecnologias de IA, abaixo dos 19,95% da média da UE. O caminho não é começar por um projecto gigantesco: é resolver um processo administrativo mensurável.
Para enquadrar este tipo de prioridade, vale também a pena ler porque muitos projectos de IA falham antes de gerar valor.
Um fluxo de aprovação de faturas antes do lançamento no Moloni
O objectivo não é lançar automaticamente qualquer documento recebido. O fluxo cria uma proposta estruturada, valida campos críticos e encaminha excepções para uma pessoa.
Assim, o contabilista ou responsável financeiro deixa de procurar informação no PDF. Confirma dados que já foram extraídos, compara o resultado com regras internas e decide quando avançar.
Os 6 passos do workflow no n8n
- O nó Microsoft Outlook Trigger detecta mensagens numa pasta “Faturas a processar”.
- O n8n guarda o PDF no Google Drive, com um nome que inclui data, fornecedor e identificador da mensagem.
- Um pedido HTTP envia o ficheiro para a API Mistral OCR e recebe texto estruturado do documento.
- Um nó OpenAI devolve apenas um JSON com fornecedor, NIF, número da fatura, data, vencimento, total, IVA e referência de encomenda.
- O workflow valida o NIF, confirma que existe um total positivo e procura duplicados pela combinação fornecedor + número da fatura numa tabela Supabase.
- Se as regras passarem, o n8n cria o rascunho no Moloni; se falharem, envia uma mensagem no Microsoft Teams com ligação para o PDF e os campos a corrigir.
O erro de confiar no OCR sem regras de validação
O erro mais frequente é assumir que o OCR acertou porque devolveu texto. Um PDF pode ter duas taxas de IVA, uma nota de crédito, um total ilegível ou um fornecedor com NIF semelhante a outro já registado.
Por isso, defino regras antes de ligar o Moloni: formato de NIF, tolerância entre subtotal e total, fornecedor autorizado e bloqueio de duplicados. A IA extrai; as regras decidem se o registo pode seguir.
Porque o n8n é crítico entre o OCR e o Moloni
O n8n não serve apenas para ligar APIs. Centraliza credenciais, histórico de execuções, reprocessamento de falhas e ramificações de aprovação sem obrigar a equipa a saltar entre aplicações.
Também permite começar pequeno: primeiro uma caixa de e-mail e uma pasta de fornecedores, depois regras por centro de custo e integração com compras. Esta progressão evita a ambição vaga que transforma automação em projecto sem dono.
Menos lançamento manual, mais controlo financeiro nas PMEs
Uma automação de faturas com n8n não substitui validação financeira; elimina a cópia manual que atrasa essa validação. O ganho competitivo concreto é fechar documentos mais depressa, detectar duplicados antes do lançamento e libertar tempo para negociar, controlar margens e acompanhar tesouraria.
Se a empresa ainda está a escolher o primeiro processo, as tarefas que uma PME pode automatizar já este mês ajudam a comparar impacto e esforço.
